Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen begrüßen dürfen, sind einige Überlegungen in TimeCard zu tätigen.

Stammdaten

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Stammdaten von Ihrem neuen Mitarbeiter zur Verfügung haben. Neben den normalen Daten ist anfangs auch wichtig in welcher Abteilung der Mitarbeiter zugeteilt wird. Die entsprechenden Abteilungen müssen natürlich vorher in TimeCard angelegt sein, um diese dann bei den Stammdaten auswählen zu können.

Benutzerrechte

Überlegen Sie sich welche Rechte Ihr Mitarbeiter haben soll. TimeCard bietet Ihnen die Möglichkeit vorgefertigte Benutzerprofile wie zB "Administrator" oder "Personalbüro" zu verwenden. Ein Benutzer in der Kategorie "Personalbüro" hat natürlich dementsprechend mehr Rechte als ein anderes Benutzerprofil.

Nutzen Sie auch die Zutrittskontrolle von TimeCard? Der Vorteil der Zutrittschips (oder Karten) ist, dass wenn einer verloren geht, kann dieser sofort gesperrt werden und dieser Chip hat keinen Zutritt mehr zum Gebäude.

Außerdem vergeben Sie dem Mitarbeiter unter den Benutzerrechten auch die Zugansdaten für TimeCard. Hier hinterlegen Sie ein Einmalpasswort welches beim ersten Login vom Mitarbeiter geändert werden muss.

Zeiterfassung

Ordnen Sie dem Mitarbeiter das entsprechende Arbeitszeitprofil zu. Diese können Sie zuerst individuell nach Ihren Wünschen anlegen wie zB 25-Stunden-Woche oder 40-Stunden-Woche. Auch verschiedene Kalkulationskonten können Sie hier dem Mitarbeiter zuordnen. Diese sind wichtig um zum Beispiel die Zeitzuschläge automatisch zu kalkulieren wenn der Mitarbeiter Überstunden macht. Beim Anlegen der Kalkulationsvorlagen sollten Sie sich strikt an den entsprechenden Kollektivvertrag halten. Sollten Sie hier keine Details wissen, fragen Sie am besten Ihren Personalverrechner oder Steuerberater. Achten Sie hier auch darauf dem Mitarbeiter die richtige Anzahl an Urlaubstagen einzutragen. Ein Teilzeit-Mitarbeiter der nur 4 Tage die Woche anwesend ist, hat weniger Urlaubsanspruch als ein Vollzeit-Mitarbeiter. Auch hierzu sollten Sie mit Ihrem Personalverrechner eng zusammen arbeiten

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Antragswesen

Sehr wichtig ist auch den direkten Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters zu definieren. Dieser wird beim Antragswesen verständigt wenn der Mitarbeiter im TimeCard zum Beispiel einen Antrag auf Urlaub stellt. Sie können hier auch einstellen wer den Urlaub/Zeitausgleich dann genehmigen muss. Mehr Details finden Sie auch in unserem Blog-Artikel "Antragswesen".

Artikel bezieht sich auf Version 23.01.00